PCT - Processo civile telematico: cos'è e come funziona

Esso, in buona sostanza, si pone l'obiettivo ideale di traslare su di una piattaforma digitale e smaterializzata tutte le attività riservate dall'ordinamento civile italiano alle parti processuali, fornendo un'infrastruttura informatica che possa dar loro modo di dialogare ed interagire in modalità telematica, garantendo il rispetto delle regole processuali e degli immanenti principi generali del diritto di difesa e di tutela del contraddittorio.

• i depositi telematici degli atti giudiziari;
• le notifiche a mezzo PEC;
• l'accesso e la consultazione in via telematica dei fascicoli di cancelleria;
• le udienze da remoto e mediante trattazione scritta;
• la ricezione delle comunicazioni di cancelleria tramite PEC.

Il Punto di Accesso (PdA)

Affinché il sistema possa stabilire con successo una connessione sicura con l’utente esterno, è necessario che quest’ultimo si iscriva ad un PdA, rivolgendosi presso gli operatori pubblici o OPEN Dot Com che è accreditata presso il Ministero della Giustizia.

Analogamente alla posta elettronica certificata, il punto di accesso è l’infrastruttura prescelta dalla giustizia digitale per verificare l’identità degli utenti del PCT e consentire loro l’accesso alle funzionalità del PST, in primis l’interrogazione dei registri di cancelleria per consultare i fascicoli dei procedimenti a cui sono stati precedentemente accreditati. Il PdA è quindi un servizio accessibile online, con funzionalità e contenuti variabili a seconda dei modelli predisposti dai fornitori presenti sul mercato, in grado di mettere in comunicazione le parti private e gli operatori del settore coi vari uffici giudiziari, tramite il collegamento al sistema ministeriale Polisweb.

L’accesso al PdA è consentito, in primis, agli avvocati ed ai praticanti abilitati al patrocinio iscritti al relativo ordine professionale, nonché alle altre figure professionali coinvolte a vario titolo nelle attività giudiziarie, fra le quali i consulenti tecnici, d’ufficio e di parte, i curatori ed i delegati alle vendite immobiliari. Lo scopo primario del punto di accesso è proprio quello di riconoscere e verificare l’identità ed il ruolo rivestito dai soggetti che intendono fruire dei servizi del PCT, controllando la possibilità ed i limiti del loro esercizio.

Il deposito atti nel PCT

Tra tutte le funzionalità offerte dal PCT, quella del deposito telematico è sicuramente la più tipica e trasversale; per questa ragione si rimanda ad una guida dedicata. Il corretto utilizzo di questa funzionalità presuppone una cospicua interazione fra i diversi sistemi che compongono l’architettura della giustizia digitale.

Esso rappresenta la modalità principe, nonché obbligatoria ai sensi di legge, per l’introduzione degli atti e dei documenti di parte nei procedimenti civili avanti i tribunali e le corti d'appello, e si sostanzia in un’articolata procedura da osservare a cura del professionista mediante l’utilizzo della suindicata strumentazione, già debitamente predisposta e configurata.

Come accennato nei paragrafi precedenti, il deposito telematico prevede il confezionamento degli atti e degli eventuali documenti, resi in formato digitale, in una "busta telematica", corrispondente ad uno specifico file d’archivio in formato .enc, elaborato dal software di redazione ed inviato in allegato ad un messaggio di posta elettronica certificata dall’indirizzo del depositante, all’uopo abilitato, alla casella PEC dell’ufficio giudiziario di destinazione.

Tale busta includerà, quale contenuto minimo, il file dell’atto che s’intende depositare, solitamente un testo redatto con un programma di videoscrittura e trasformato in formato .pdf nativo, munito della sottoscrizione con firma digitale del professionista mittente, unitamente ad un file di struttura dati in formato .xml, anch’esso sottoscritto digitalmente, che include le informazioni rilevanti per la corretta gestione, da parte dei sistemi di cancelleria, dello specifico deposito telematico ad esso corrispondente.

A seconda del tipo di atto che s’intende depositare, possono essere altresì previste specifiche tipologie di allegazioni, quali, ad esempio, la procura rilasciata al difensore per i depositi di atti introduttivi, o il titolo esecutivo ed il precetto per i procedimenti d’esecuzione forzata.

Una volta predisposti gli atti ed i documenti processuali nella busta redatta dall’apposito software, la loro tramissione si sostanzia nell’invio in allegato del così creato file .enc all’indirizzo PEC dell’ufficio giudiziario competente a riceverli. Analogamente a qualsiasi messaggio spedito tramite posta elettronica certificata, il professionista mittente riceverà sulla propria casella le due ricevute di accettazione ed avvenuta consegna, quest’ultima valida ai sensi di legge per determinare il momento di efficacia dell’operazione di deposito, ovvero il suo perfezionamento. Ad esse, però, faranno seguito altri due successivi messaggi di ricevuta: l’uno, inviato dai sistemi di gestione del dominio giustizia, contenente l’esito dei controlli automatici preliminari alla lavorazione della busta da parte della cancelleria competente, ed il quarto attestante l’avvenuta accettazione del deposito da parte di quest’ultima, con conseguente apertura della ‘busta telematica’ ed inserimento del suo contenuto nel corrispondente fascicolo telematico del procedimento. Ad operazione conclusa, la cancelleria provvederà altresì a comunicare l’avvenuto deposito alle altre parti costituite, nel rispetto delle regole di contraddittorio fissate dal codice di procedura civile.

La normativa del Processo Civile Telematico

L’entrata in vigore della cd. ‘Riforma Cartabia’ ha consentito di aggiornare e sistemare l’assetto normativo del PCT, che in precedenza risulta frammentato in singole disposizioni contenute in molteplici fonti.

Uno dei pregi della riforma è rappresentato dall’avvenuto consolidamento delle numerose disposizioni di carattere emergenziale, che, dal mese di marzo 2020, sono state episodicamente introdotte nell’ordinamento italiano per consentire la prosecuzione e lo svolgimento delle attività giudiziarie in costanza della pandemia di COVID-19 avvalendosi delle funzionalità disponibili per il processo telematico.

Le principali norme d’interesse processuale si rinvengono attualmente nei seguenti articoli.

Le principali norme di carattere operativo sono invece contenute nei seguenti articoli delle Disposizioni di Attuazione del Codice di Procedura Civile (R.D. 1368/1941), compresi nel novellato Titolo V ter ‘Disposizioni relative alla giustizia digitale’, a sua volta suddiviso nel Capo I (Degli atti e dei provvedimenti), Capo II (Della conformità delle copie agli originali) e Capo III (Dell’udienza con collegamenti audiovisivi a distanza).

Tra la normativa speciale emanata precedentemente alla Riforma Cartabia permane ancora parzialmente vigente il Decreto Legge n. 179 del 18 ottobre 2012, il quale stabilisce, agli articoli.

Questa normativa è stata altresì arricchita ed integrata dal Decreto Legge n. 83 del 27 giugno 2015, che, agli artt. 19, 20 e 20-bis, ne ha esteso l'ambito di applicazione alla materia fallimentare, introducendo analoghi sviluppi d'informatizzazione delle funzionalità tipiche del processo amministrativo e del processo contabile.

Si ricorda inoltre l'art. 35 del D.Lgs. 149/2022, così come modificato dalla L. 197/2022, che estende l'applicazione dell'obbligo di deposito telematico ai dipendenti di cui si avvalgono le Pubbliche Amministrazioni per stare in giudizio personalmente.

Di non minore importanza riveste la consultazione della normativa secondaria, in quanto racchiude ed elabora le regole operative per l'accesso, la fruizione e l'interazione con l'infrastruttura del PCT.

• la struttura dei sistemi informatici del dominio giustizia e relativi servizi telematici;
• il regime di trasmissione degli atti e dei documenti informatici, nonchè la forma per essi prevista;
• la consultazione delle informazioni presenti sul dominio giustizia, sui portali raggiungibili mediante PDA;
• la gestione e le modalità d'uso dei pagamenti telematici.

Sotto quest’ultimo profilo si segnalano, per completezza, le disposizioni del Testo Unico sulle Spese di Giustizia (D.P.R. 115/2002) novellate dalla Riforma Cartabia, che sanciscono l'obbligatorietà dei pagamenti telematici tramite la piattaforma tecnologica di cui all'art. 5, co. 2 C.A.D., ovvero il sistema PagoPA, per le seguenti spese.

L'anzidetto D.M. 44/2011 all'art. 34 prevede altresì l'emanazione delle specifiche tecniche ad opera della Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati (DGSIA) del Ministero della Giustizia, confluite nei relativi provvedimenti del 16 aprile 2014 e del 28 dicembre 2015, entrambi pubblicati sul Portale dei Servizi Telematici, ed attualmente in fase di aggiornamento, con bozza già pubblicata il 04/01/2024 e consultabile tramite il medesimo Portale.

• Legge n. 53 del 21 gennaio 1994, che regola le notifiche effettuate dai difensori tramite posta elettronica certificata (art. 3-bis);
• Decreto Legislativo n. 82 del 7 marzo 2005 (Codice dell'Amministrazione Digitale – CAD), che sancisce la validità e l'efficacia probatoria dei documenti informatici, nonchè la distinzione delle varie tipologie di copie analogiche e/o digitali (artt. 20 ss.); la qualifica certificativa della firma digitale, nonchè le attribuzioni ed il ruolo dei soggetti gestori ed operatori (artt. 24 ss.); la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici della pubblica amministrazione (art. 40 ss.), ivi inclusi i fascicoli informatici di cancelleria.

Da ultimo, all'accorto professionista del PCT giova verificare periodicamente l'emissione delle circolari ministeriali sul tema, le quali, pur non rivestendo la qualità di fonti, sogliono talvolta fornire utili indicazioni di natura pratica per la corretta gestione di eventuali anomalie o accadimenti particolari; si segnala, in particolare, la Circolare del 23 ottobre 2015 concernente gli adempimenti di cancelleria relativi al Processo Civile Telematico.