Il deposito telematico degli atti giudiziari nel PCT

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Il deposito telematico degli atti giudiziari nel Processo Civile Telematico (PCT) è l’attività con cui atti processuali e documenti vengono trasmessi all’ufficio giudiziario in formato digitale, secondo le regole tecniche previste per la redazione, la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici.

Questa procedura è stata introdotta per rendere più efficiente e rapida la gestione dei procedimenti civili, e s'inserisce nel più ampio progetto di riforma della cosiddetta giustizia digitale. Per una migliore fruizione del contenuto di questa guida si riepilogano di seguito alcuni concetti chiave del PCT declinati sul deposito degli atti giudiziari.

Invio digitale degli atti giudiziari nel PCT.
Busta telematica trasmessa all’ufficio giudiziario.
Formati ammessi: PDF, XML, EML, MSG, ZIP e altri.
L’atto principale è sottoscritto con firma digitale.

Immagine rappresentativa del deposito telematico degli atti giudiziari nel PCT

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Quali atti giudiziari devono depositarsi obbligatoriamente in via telematica?

La riforma Cartabia ha generalizzato l’obbligo di deposito telematico degli atti processuali e dei documenti nei procedimenti civili davanti al Giudice di Pace, al Tribunale, alla Corte d’appello e alla Corte di cassazione, secondo quanto previsto dall’art. 196-quater disp. att. c.p.c.

Restano ferme le eccezioni previste in caso di malfunzionamento dei sistemi informatici del dominio giustizia e le specifiche regole tecniche applicabili al singolo deposito.

L’art. 196-quater stabilisce inoltre che il capo dell’ufficio giudiziario debba comunicare sul sito istituzionale l’eventuale malfunzionamento del sistema telematico e l’autorizzazione al deposito con modalità non telematiche, divenuta modalità residuale e ammissibile nei casi previsti.

Regola generale

Il deposito telematico è oggi la modalità ordinaria per il deposito degli atti processuali e dei documenti nei procedimenti civili indicati dalla normativa.

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Quali sono gli strumenti necessari per il deposito telematico di atti giudiziari?

Il deposito telematico di atti giudiziari deve essere effettuato nel rispetto del Decreto Ministeriale n. 44 del 21 febbraio 2011 e delle Specifiche tecniche DGSIA vigenti.

Nel procedimento civile, il deposito telematico degli atti giudiziari da parte dei soggetti abilitati esterni avviene mediante invio della busta telematica tramite Posta Elettronica Certificata all’ufficio giudiziario destinatario. Il professionista deve essere censito nel Registro Generale degli Indirizzi Elettronici e utilizzare un indirizzo PEC abilitato al deposito telematico.

È inoltre necessario disporre di uno strumento di firma digitale o firma elettronica qualificata e di un redattore atti, come Consolle Avvocato® Web, conforme alle Specifiche tecniche indicate dalla DGSIA per la creazione della busta telematica.

In pratica servono:

un indirizzo PEC censito e abilitato al deposito telematico;
l’iscrizione del professionista nel RegIndE;
uno strumento di firma digitale o firma elettronica qualificata;
un redattore atti per creare e inviare la busta telematica.

Come si esegue un deposito telematico di atti giudiziari?

Per eseguire correttamente un deposito telematico occorre rispettare le norme del D.M. 44/2011 e le Specifiche tecniche DGSIA vigenti. Il deposito si basa sulla formazione della busta telematica, sull’inserimento dell’atto principale e degli allegati, sulla sottoscrizione digitale e sull’invio tramite PEC.

Fase 1

Prepara l’atto

L’atto principale deve essere redatto in formato PDF o PDF/A, privo di elementi attivi, senza password e ottenuto dalla trasformazione di un documento testuale.

Fase 2

Inserisci gli allegati

L’atto può essere accompagnato da allegati documentali o multimediali, purché privi di elementi attivi e conformi ai formati ammessi.

Fase 3

Genera la busta

Il redattore atti genera la busta telematica e il file DatiAtto.xml, che contiene le informazioni strutturate necessarie all’elaborazione del deposito.

Fase 4

Invia via PEC

La busta viene trasmessa tramite PEC all’indirizzo telematico dell’ufficio giudiziario destinatario e viene sottoposta ai controlli del sistema.

L’atto e gli allegati ammessi vengono inseriti nella busta telematica generata dal redattore atti, come Consolle Avvocato® Web. Prima della chiusura della busta deve essere apposta la firma digitale del professionista mittente sull’atto oggetto di deposito e sugli altri file per cui è obbligatoria o opportuna la sottoscrizione.

Una volta completato l’inserimento dei file nella busta telematica, il redattore genera il file cifrato previsto dalle Specifiche tecniche e consente l’invio come allegato a un messaggio di Posta Elettronica Certificata all’indirizzo telematico dell’ufficio giudiziario destinatario.

Le informazioni fondamentali dell’atto sono incluse in una struttura dati specifica, normalmente generata in automatico dal programma di redazione sulla base delle informazioni inserite dall’utente. Il deposito presuppone che il mittente della PEC sia regolarmente censito nel Registro Generale degli Indirizzi Elettronici.

Formati ammessi per gli allegati
Tipologia di documento	Estensioni dei file	Note operative
Documenti impaginati	.pdf, .rtf	Il formato PDF comprende PDF e PDF/A con estensione .pdf.
Immagini raster	.jpg, .jpeg, .tif, .tiff, .gif, .dcm	È ammesso anche il formato DICOM con estensione .dcm.
Video	.mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg, .avi	Sono ammessi i formati delle famiglie MPEG2 e MPEG4 e il formato AVI.
Audio	.mp3, .flac, .raw, .wav, .aiff, .aif	Sono ammessi MP3, FLAC, audio RAW, WAV e AIFF.
Testo	.txt	Formato testuale semplice.
Ipertesto	.xml, .html, .htm	Sono ammessi XML e HTML.
Posta elettronica	.eml	Ammesso purché contenga file nei formati consentiti dalle Specifiche tecniche.
Posta elettronica	.msg	Ammesso anche se contiene file nei formati consentiti per la posta elettronica e per gli altri allegati.
Formati compressi	.zip, .rar, .arj	Ammessi purché contengano file nei formati consentiti; se firmati digitalmente, la firma deve essere apposta dopo la compressione.

I documenti informatici allegati alla busta telematica devono essere privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili, e devono rispettare i formati previsti dalle Specifiche tecniche DGSIA vigenti. Gli allegati sono sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata nei casi previsti dalla legge. Per i formati compressi, l’eventuale firma digitale deve essere applicata dopo la compressione.

Ricevute del deposito

Dopo l’invio della PEC, il depositante riceve la ricevuta di accettazione e la ricevuta di avvenuta consegna. Il sistema esegue quindi i controlli automatici sulla busta telematica.

In caso di accettazione, anche dopo l’eventuale intervento della cancelleria, il gestore dei servizi telematici invia al depositante una PEC di avvenuto deposito, con effetto decorrente dal momento in cui è stata generata la ricevuta di accettazione da parte del gestore PEC del depositante.

Controlli e accettazione

Ogni deposito telematico può generare comunicazioni relative all’esito dei controlli automatici e all’accettazione o al rifiuto del deposito.

Le Specifiche tecniche prevedono anche meccanismi di accettazione automatica nei casi in cui non emergano anomalie bloccanti e non sia necessario l’intervento manuale degli operatori di cancelleria.

I 5 errori più comuni nel deposito telematico degli atti giudiziari

Anche se gli aspetti tecnico-informatici dei depositi nel PCT vengono gestiti dai software redazionali, la compilazione della busta telematica richiede attenzione in ogni passaggio.

La ripetitività delle operazioni può abbassare la soglia di controllo del depositante. Proprio per questo è importante verificare con cura termini, formato dei file, dati inseriti, ufficio destinatario e validità della firma digitale.

Errore 1

Termini non rispettati

Depositare a ridosso della scadenza aumenta il rischio che anomalie, ritardi o controlli non superati compromettano la tempestività dell’atto.

Errore 2

File non conformi

Atto principale, allegati e busta devono rispettare formati, requisiti tecnici e dimensioni massime previste dalle Specifiche tecniche.

Errore 3

Dati errati

Errori su dati anagrafici, codice fiscale, domicilio o difensore possono creare problemi di identificazione e lavorazione del deposito.

Errore 4

Registro sbagliato

La scelta errata di ufficio, registro, ruolo o tipo di atto può impedire l’associazione corretta al fascicolo telematico.

Errore 5

Firma non valida

Firma assente, certificato scaduto o dispositivo non aggiornato possono generare anomalie e compromettere il deposito.

Attenzione ai termini di deposito

Il mancato rispetto dei termini decadenziali e preclusivi previsti dalle norme di procedura civile può avere conseguenze processuali rilevanti. In modo analogo al sistema cartaceo, l’inosservanza delle scadenze del deposito telematico può compromettere l’efficacia dell’atto nel procedimento.

Il rischio aumenta quando il deposito viene effettuato al limite della scadenza: se la busta presenta anomalie, se il sistema richiede controlli ulteriori o se l’atto non viene accettato, il margine per intervenire può essere insufficiente.

Per questo è consigliabile non attendere le ultime ore disponibili e verificare sempre la ricezione delle comunicazioni successive all’invio. In caso di accettazione, gli effetti del deposito decorrono dal momento previsto dalle regole tecniche applicabili, ferma restando la necessità di controllare l’esito finale del deposito.

Controlla formati e dimensioni dei file

L’atto principale deve essere predisposto in formato PDF o PDF/A, privo di elementi attivi, senza password e ottenuto dalla trasformazione di un documento testuale. Gli allegati devono invece rispettare i formati ammessi dalle Specifiche tecniche DGSIA.

Anche la dimensione complessiva della busta telematica deve essere verificata prima dell’invio. Il limite massimo della busta civile è attualmente pari a 60 MB, considerando anche le firme digitali e la struttura finale del file generato dal redattore.

Se gli allegati sono troppo pesanti, è opportuno ridurre le dimensioni dei file oppure suddividere il deposito in più invii o buste complementari, quando tecnicamente consentito dal redattore atti e dalle regole del procedimento.

Verifica dati anagrafici e codice fiscale

Gli errori nella trascrizione dei dati della parte processuale possono creare problemi di identificazione dell’atto, del deposito o del fascicolo. Per questo è importante controllare nome, cognome, codice fiscale, domicilio eletto e gli altri dati richiesti dal redattore.

Particolare attenzione deve essere prestata anche ai dati del soggetto mittente, cioè del difensore che effettua il deposito. Un dato errato può incidere sulla corretta ricezione da parte della cancelleria, sull’associazione al fascicolo e sull’accesso al procedimento telematico.

Scegli correttamente ufficio, registro e tipo di atto

La scelta dell’ufficio giudiziario, del registro, del numero di ruolo e della tipologia di atto è un passaggio decisivo. Un errore in questa fase può impedire l’associazione dell’atto al fascicolo corretto o causare anomalie nella lavorazione del deposito.

Il rischio è particolarmente rilevante per gli atti introduttivi, perché l’indicazione errata dell’ufficio di destinazione può incidere sull’incardinamento del giudizio o sulla costituzione nel procedimento.

Controlla firma digitale e certificato

La mancanza di una firma digitale valida, l’uso di un certificato scaduto o l’apposizione della firma sul file sbagliato possono generare anomalie e compromettere la corretta accettazione del deposito.

È opportuno verificare che la firma sia riferibile al professionista mittente, che il certificato sia in corso di validità e che il dispositivo o il servizio di firma sia aggiornato e funzionante prima di procedere con l’invio.

Checklist rapida

controllare la scadenza del certificato;
firmare l’atto principale quando richiesto;
verificare il corretto abbinamento tra firma e file;
aggiornare il software o il dispositivo di firma.

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Il deposito telematico degli atti giudiziari davanti il Giudice di Pace

A partire dal 30 giugno 2023, l’obbligo del deposito telematico si applica anche ai procedimenti davanti al Giudice di Pace, come previsto dall’art. 35, comma 3, del D.Lgs. 10 ottobre 2022, n. 149.

Sono quindi da depositarsi in via telematica sia gli atti introduttivi sia quelli endoprocessuali, avendo cura di selezionare l’apposito registro “Giudice di Pace”.

Per effetto della riforma Cartabia, l’atto introduttivo davanti al Giudice di Pace segue di regola il modello del ricorso. Nel redattore atti occorre quindi selezionare la tipologia di atto coerente con il rito, con il registro dell’ufficio destinatario e con gli aggiornamenti del software utilizzato.

Attenzione operativa

La scelta della tipologia di atto nel redattore non deve essere considerata una semplice formalità: un’impostazione errata può generare anomalie o impedire la corretta lavorazione del deposito.

Il deposito telematico degli atti giudiziari presso l'UNEP

Il deposito telematico degli atti presso gli UNEP consente agli avvocati di trasmettere richieste di notificazione, pignoramento, ricerca beni e pagamenti collegati attraverso i flussi del processo telematico.

A differenza dei depositi presso le cancellerie civili, le attività degli UNEP riguardano notificazioni, esecuzioni e restituzione degli esiti. Per questo l’utilizzo del deposito telematico deve essere verificato in base all’Ufficio NEP destinatario, alle indicazioni locali e agli aggiornamenti del redattore atti.

A cosa serve il sistema GSU

La digitalizzazione degli UNEP si basa sul sistema GSU, sviluppato per ricevere le richieste telematiche degli avvocati, gestire le attività degli operatori UNEP e restituire gli esiti attraverso i canali del processo telematico.

Il sistema consente di ridurre l’accesso fisico agli sportelli e di rendere più ordinati i flussi tra professionista, Ufficio NEP e ufficiale giudiziario, ferma restando la necessità di seguire le istruzioni operative dell’ufficio destinatario.

Cosa cambia per il professionista

la richiesta può essere inviata senza accesso fisico allo sportello;
l’ufficio può comunicare riferimenti, costi ed eventuali integrazioni;
l’esito può essere restituito tramite i flussi telematici previsti;
le modalità operative possono variare in base all’Ufficio NEP destinatario.

Quali depositi UNEP possono essere gestiti

Gli schemi disponibili prevedono diverse tipologie di richiesta, ciascuna collegata a uno specifico flusso operativo e ai dati strutturati richiesti dal sistema.

Notifiche

Richieste di notificazione di atti di parte indirizzate all’Ufficio NEP competente.

Pignoramenti

Richieste collegate alle esecuzioni civili, con gli allegati necessari al relativo flusso.

Ricerca beni

Richieste di ricerca dei beni ai sensi dell’art. 492-bis c.p.c.

Restituzione somme

Richieste di restituzione somme secondo il ruolo pagamenti previsto dagli schemi.

Pagamenti

Depositi di pagamento o integrazione collegati a una precedente richiesta UNEP.

Come funziona il flusso per le notifiche

Per le notifiche, l’avvocato invia una busta con la richiesta, l’atto da notificare in formato PDF e i dati strutturati necessari alla gestione da parte dell’Ufficio NEP.

L’ufficio verifica la richiesta, comunica eventuali costi o riferimenti e, quando necessario, riceve un successivo deposito di integrazione del pagamento. L’esito viene poi restituito attraverso i flussi telematici previsti.

Come funzionano pignoramenti e ricerca beni

Per pignoramenti e ricerca beni, la busta contiene la richiesta, i dati strutturati e gli allegati necessari, come titolo esecutivo, precetto ed eventuali attestazioni di conformità.

Dopo la verifica, l’Ufficio NEP può comunicare l’importo da versare o procedere alla lavorazione secondo le modalità previste. L’ufficiale giudiziario restituisce poi l’esito, il verbale o la relata in base al flusso operativo dell’ufficio.

Le prove digitali

Il deposito telematico può costituire la modalità di produzione nel processo civile di documenti e contenuti digitali, nei limiti dei formati ammessi, delle dimensioni consentite e delle regole processuali applicabili.

Le prove digitali sono contenuti di origine informatica che, attraverso un processo di acquisizione tecnica, possono essere prodotti nell’ambito del giudizio civile come documenti o fonti di prova, secondo le regole procedurali applicabili.

La soluzione Digital forensics di OPEN Dot Com consente di acquisire e documentare contenuti digitali, come pagine web, contenuti online, file testuali o multimediali, attraverso un processo tecnico orientato a preservarne integrità e tracciabilità.

La valutazione della rilevanza e dell’efficacia probatoria dei contenuti prodotti resta comunque rimessa al giudice. Una volta ottenute le prove digitali, il deposito dei relativi file potrà avvenire secondo le modalità del processo telematico, se i formati e le dimensioni sono compatibili con le Specifiche tecniche.

Se gli atti o i documenti eccedono la dimensione massima prevista, il deposito può essere gestito con più invii o secondo le modalità tecniche consentite dall’ufficio giudiziario e dalle regole del processo telematico.

Esempi di contenuti digitali

pagine web e contenuti online;
profili e contenuti pubblicati sui social network;
corrispondenza inviata o ricevuta via e-mail;
file testuali, immagini, audio o video.