Stampa e conservazione dei registri contabili

La conversione del DL 73/2022 (DL Semplificazioni fiscali) ha, di fatto, sancito il superamento dell'obbligo di stampa e di conservazione annuale dei registri contabili entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. 

La tenuta dei registri su un qualsiasi supporto elettronico, in difetto della stampa cartacea, è considerata regolare se risulta aggiornata in fase di ispezione/verifica e se i documenti così conservati sono stampabili in seguito a richiesta. 

I registri da stampare o conservare digitalmente sono:

• registri IVA;
• registri contabili: libro giornale o registro degli incassi e pagamenti (professionisti);
• libro degli inventari;
• registro dei beni ammortizzabili.

I registri contabili e IVA devono essere numerati con indicazione dell’anno su ogni pagina (esempio: 2020/0001, 2020/0002, ..) e l’anno da riportare è quello a cui si riferisce la contabilità.

Coloro che intendono utilizzare la conservazione digitale dei registri, devono attenersi alle modalità indicate nel DM 17.6.2014 e i documenti conservati devono garantire di possedere le caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.
La conservazione digitale deve rispettare le norme del Codice Civile e delle regole tecniche e deve essere possibile effettuare ricerche ed estrazioni dei documenti presenti negli archivi sulla base di alcune chiavi di ricerca, quali cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.
Affinché la conservazione digitale dei registri contabili sia riconosciuta anche civilisticamente, è necessario che il processo di conservazione si concluda con l'apposizione della firma digitale e della marca temporale.

Relativamente al libro giornale e al libro degli inventari è richiesto il versamento dell’imposta di bollo, da effettuarsi con modalità differenti a seconda che gli stessi siano stampati oppure conservati in modalità informatica; in caso di tenuta di conservazione digitale dei registri contabili, l’imposta è pari a:

• 16 euro per ogni 2.500 registrazioni (società di capitali),
• 32 euro per ogni 2.500 registrazioni (persone fisiche, società di persone e società cooperative)

e deve essere assolta tramite modello F24 con il codice tributo 2501, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

L’omesso o il tardivo versamento dell’imposta di bollo assolta in modo virtuale è soggetto alla sanzione nella misura del 30% per il versamento effettuato oltre 90 giorni dalla scadenza e del 15% se avvenuto entro 90 giorni. Tale sanzione è ridotta da un decimo a un quinto, a seconda di quando avviene il ravvedimento. La violazione può essere regolarizzata tramite ravvedimento, utilizzando in F24 il codice tributo 2502 per la sanzione e 2503 per gli interessi.