Lettere di circolarizzazione, anche dette conferme esterne

• Le lettere di circolarizzazione e le relative asserzioni
• Le diverse tipologie di lettere di circolarizzazione
• Come avviene la circolarizzazione: chi deve inviare la lettera
• Come raccogliere gli esiti

Le lettere di circolarizzazione e le relative asserzioni

• crediti verso clienti le asserzioni principali di riferimento sono l’esistenza e l’accuratezza;
• debiti verso fornitori e banche l’asserzione di riferimento è la completezza;
• legali, consulenti fiscali e del lavoro l’asserzione di riferimento è la conferma della valutazione. In particolare, ci forniscono elementi probativi a supporto del processo che ha determinato le stime contabili.

Nei principi di revisione internazionali non sono esplicitati standard di modelli di circolarizzazione; tuttavia, il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili all’interno del documento Approccio metodologico alla revisione legale affidata al collegio sindacale nelle Imprese di minori dimensioni ha esplicitato uno standard di lettere di circolarizzazione.

Le diverse tipologie di lettere di circolarizzazione

È bene precisare che le suddette lettere di circolarizzazioni possono essere personalizzate sulla base degli obiettivi del sindaco / revisore.

Come avviene la circolarizzazione: chi deve inviare la lettera

Dopo aver individuato, e comunicato alla società i soggetti da circolarizzare occorrerà:

• riversare il contenuto delle lettere su carta intestata della società e farle firmare dal legale rappresentante;
• procedere all’invio delle lettere da parte del sindaco / revisore. Chi invia le lettere di circolarizzazione? Le lettere di circolarizzazione dovranno essere sempre inviate direttamente dal sindaco / revisore e mai direttamente dalla società utilizzando:
  • PEC;
  • raccomandata;
  • lettera cartacea (ormai in disuso);
  • fax (ormai in disuso);
  • e-mail normale (soltanto nei casi di soggetti esteri).

Il software online Procedure sindaci e revisori (PSR) conduce passo a passo il professionista, grazie ad una procedura guidata ed interattiva, nella procedura di selezione dei soggetti da circolarizzare - anche attraverso un metodo statistico (metodo dei MUS) - nonchè nella generazione automatica e personalizzata delle lettere di circolarizzazione in formato Word.

Risposte ed esito delle lettere di circolarizzazione

Inoltre, occorre sottolineare che le risposte alle lettere di circolarizzazione dovrebbero sempre pervenire direttamente al sindaco / revisore, non tramite la società.

• criteri di selezione utilizzati per il campionamento di clienti e fornitori;
• elenco dei destinatari;
• data di primo invio;
• data di eventuale secondo invio;
• saldi confermati vs saldi da contabilità;
• eventuali errori non riconciliati.

• i saldi corrispondono - in questa fattispecie il revisore archivia le lettere con esito positivo tra le carte di lavoro;
• i saldi non corrispondono ma sono riconciliati con il supporto della Società;
• i saldi non corrispondono ma non sono riconciliati. In questa circostanza il revisore deve indagare i motivi della mancata riconciliazione e deve evidenziare il delta nel report degli errori;
• non è pervenuta risposta nonostante 2 solleciti. In questa tipologia il revisore effettua le c.d. procedure alternative e prende copia delle fatture che compongono il saldo alla data di chiusura, nonché gli incassi / pagamenti successivi alla data di chiusura (sempre sulle medesime fatture).

Inoltre, il software Procedure sindaci e revisori (PSR) supporta il sindaco / revisore nella compilazione delle carte di lavoro e nella riconciliazione delle risposte pervenute e nell’effettuazione delle procedure alternative.

Permette di avere traccia anche sintetica dell’esito delle procedure effettuate, come di seguito mostrato:

Ulteriore aspetto positivo del software Procedure sindaci e revisori (PSR) ricade nella possibilità di archiviare le risposte di conferme esterne e di avere sempre traccia e disponibilità dello storico del processo di revisione per singolo cliente e mandato.

Anche per il processo di circolarizzazione è possibile provvedere alla notarizzazione delle carte di lavoro, anche ai fini del controllo della qualità (Principio di revisione n. 1 ISQC Italia e articolo 20 del Decreto legislativo 39/2010). Per il sindaco, la notarizzazione (tramite la tecnologia della blockchain) ha importanti risvolti sulla sua attività, in quanto permette di ottenere data certa sui documenti raccolti durante le verifiche periodiche e sugli scambi di informazioni con l’organo amministrativo.

Si ricorda che gli accessi al software sono gestiti su 3 livelli in base ai poteri autorizzativi e policy dell’incarico, decisi dal responsabile dell’incarico di revisione; questo aspetto consente una buona flessibilità all’interno del team ed una definizione precisa dei ruoli nel team.