Firma digitale non più obbligatoria per i documenti allegati agli atti del processo tributario telematico

Autore: Avvocato Silvio Rivetti

Sono in vigore da lunedì 15 maggio le novellate regole tecniche riguardanti l’operatività del processo tributario telematico. Tra le novità, la più significativa è il venir meno dell’obbligo di sottoscrivere digitalmente, tramite firma digitale, i documenti allegati agli atti processuali, ai fini del deposito telematico degli stessi . Altra novità fondamentale è l’implementazione del controllo di sistema della regolarità del caricamento degli atti e dei documenti, che ora si svolge in tempo reale con l’operazione di caricamento, dandone immediato riscontro.

• Le nuove regole tecniche in tema di deposito di atti e documenti
• Le nuove regole riguardanti il controllo dell’operazione di caricamento e deposito
• Le nuove definizioni in punto firme digitali e standard informatico degli atti

Le nuove regole in tema di deposito di atti e documenti

Il processo tributario telematico (PTT) è disciplinato, dal punto di vista tecnico/operativo, dal decreto del Ministero dell’economia e delle finanze n. 163/2013, a cui fanno seguito una serie di decreti del Direttore generale delle finanze per la disciplina pratica degli strumenti informatici e telematici che ne consentono lo svolgimento. Tra tali decreti spicca quello del 5 agosto 2015, le cui norme sono state interessate dalle modifiche di cui al nuovo decreto direttoriale 21 aprile 2023, a decorrere da lunedì 15 maggio .

La principale novità apportata dal nuovo decreto è il rinnovato assetto delle regole pratiche per il deposito, nel portale del PTT, dei documenti allegati agli atti processuali principali quali: ricorsi, controdeduzioni, appelli e memorie. Se detti atti processuali richiedono sempre e necessariamente di essere firmati digitalmente - dovendo essi presentare l’estensione “p7m” o “pdf”, a seconda che si utilizzi rispettivamente la firma digitale Cades o la firma digitale Pades - ora la firma digitale non è più obbligatoria per i documenti allegati, ma solo più facoltativa . Resta fermo che tutti i files, tanto degli atti processuali principali quanto dei documenti allegati, sia che siano sottoposti obbligatoriamente alla firma digitale sia che non lo siano, devono pur sempre essere configurati in versione PDF/A-1a o PDF/A-1b. Il nuovo portale del Processo Tributario Telematico è stato adeguato nella sua configurazione, offrendosi adesso più dettagliate opzioni per indicare il tipo di documento oggetto di deposito (e ferma comunque la possibilità di utilizzare, validamente, la categoria residuale denominata “altri documenti”, a cui segue la specifica del relativo contenuto). Il deposito dei documenti non sottoscritti va, come sempre, effettuato avvalendosi di un’apposita nota di deposito.

Le nuove regole riguardanti il controllo dell’operazione di caricamento e deposito

È ora previsto che il sistema informatico comunichi immediatamente all’operatore il buon esito dell’operazione di caricamento dei singoli files degli atti processuali e dei documenti nel portale telematico, con conseguente subitaneo riscontro della validità dell’operazione ai fini del deposito per il Processo Tributario Telematico. Il sistema, infatti, è stato adesso impostato per verificare sin da subito - e non più solo all’esito delle operazioni - la dimensione dei files (restano in vigore i limiti già noti, per cui sono caricabili al massimo 50 files, ognuno dei quali di massimo 10 MB, per massimo totale di 50 MB di dimensione), la validità del formato digitale di questi e la validità delle firme apposte. Qualora l’eventuale alert di anomalia evidenziasse il messaggio di mancata acquisizione di uno o più files (ad esempio, perché affetti da virus), ciò permetterà all’operatore di rinnovare l’operazione, ricaricando correttamente i files necessari. È da ricordare che i files caricati richiedono, in ogni caso, di essere trasmessi a sistema, seguendo le indicazioni evidenziate dalla procedura informatica; seguendo all’operazione finale di trasmissione - indispensabile per consegnare gli atti alla segreteria del giudice adìto, e quindi per integrare l’operazione di deposito in giudizio - il riscontro del sistema, mediante PEC inviata all’indirizzo comunicato dall’operatore destinatario, dei seguenti possibili esiti: buon esito dell’operazione di deposito, oppure buon esito pur con anomalie non bloccanti, oppure esito negativo a causa di anomalie bloccanti. Può essere utile notare che il sistema accetta la trasmissione di atti recanti firme digitali plurime, purché almeno una di esse sia valida.

Le nuove definizioni in punto firme digitali e standard informatico degli atti

Il provvedimento direttoriale coglie l’occasione per dettare la puntuale definizione di CADES, quale modalità di sottoscrizione che include le informazioni sulla firma digitale e sulla sua validità, unitamente al documento rilevante, in una unica busta crittografata; di PADES, quale modalità di sottoscrizione del file in formato “pdf” che non ne altera il formato originale (come ammessa dalla circolare n. 1/DF/2019, a far data dal 6 luglio 2019); e di EML , quale file che contiene un messaggio e-mail composto di data, mittente e destinatario, oggetto, corpo del messaggio ed eventuali allegati.

Quanto agli standard informaticidegli atti da depositare, che devono essere privi di elementi attivi e di collegamenti ipertestuali, viene precisato che sono ammessi i formati PDF/A-1a e PDF/A-1b, nonchè EML recanti files allegati nei detti formati.