Firma digitale: guida completa e attivazione online rapida

Funzionamento

Come funziona la firma digitale? Il funzionamento di firma di un documento digitale si basa, come dicevamo, sul certificato che identifica il firmatario, sull'impronta digitale del documento e su una chiave privata e una pubblica. Il suo funzionamento può essere sintetizzato attraverso questi 2 passaggi:

1. Richiesta e rilascio di un certificato di firma digitale.
   Il richiedente fa richiesta di un certificato ossia acquista un prodotto di firma, per esempio tramite OPEN Dot Com. Fatto questo, certifica la propria identità. Terminata questa procedura, OPEN Dot Com rilascia il certificato digitale che attesta l'identità del richiedente e contiene la sua chiave pubblica (un numero binario 2048 bit viene associato all'identità del richiedente).
   Contemporaneamente viene emessa anche una chiave privata che è installata in un ambiente sicuro, tipicamente un chip, e può essere utilizzata solo con un codice di sblocco PIN.
2. Firma di un documento digitale
   Il certificato rilasciato può essere utilizzato per sottoscrivere digitalmente un documento elettronico. Il software, tramite la funzione hash che identifica univocamente un file, calcola la cosiddetta impronta digitale del documento, applica la cifratura con la chiave privata e la invia all'ambiente sicuro. Il documento è così firmato digitalmente.

Come farla

Come si fa a fare la firma digitale? Per ottenere una firma digitale è necessario rivolgersi a società selezionate dall'AgID e denominate prestatori di servizi fiduciari accreditati o ai loro distributori. è possibile ottenerla qui sul sito OPEN Dot Com; sono necessari un computer, un collegamento internet e seguire i seguenti passaggi:

1. Scegliere una tipologia di firma.
   Sulla base delle proprie preferenze sarà necessario scegliere tra una firma su supporto fisico, quindi smart card (che richiederà anche l'acquisto di un lettore) o business key USB, oppure senza supporto fisico e quindi una firma remota.
2. Garantire l'identità:
   • se si opta per la modalità di riconoscimento online si potrà firmare la documentazione con una propria firma digitale ancora in corso di validità (utile per richiedere un'ulteriore firma o in caso di firma in scadenza e non più rinnovabile)
   • se si opta per la modalità di riconoscimento cartacea sarà necessario individuare una persona che garantisca la tua identità.
     Questa persona è denominata IR ovvero Incaricato alla Registrazione. Il suo scopo è quello di certificare l'identità di chi richiede la firma. Saranno necessari i dati anagrafici e il documento d'identità proprio e dell'Incaricato alla Registrazione.
3. Acquistare un prodotto di firma.

Firma digitale remota

Cos'è la firma digitale remota? È una firma elettronica qualificata applicata da remoto che consente di firmare documenti digitali senza la necessità di avere un supporto fisico (come smart card o business key) e di conferire loro efficacia probatoria.

Per utilizzare una firma digitale remota è sufficiente un computer collegato a internet ed un software. è necessario autenticarsi, attraverso il software GoSign, con nome utente e password. Successivamente si inserisce il PIN necessario per sottoscrivere il documento e a questo punto il sistema genera un OTP (one time password) che consente di confermare la firma. Al termine di questa procedura il software renderà il documento firmato nella modalità PAdES o CAdES. Vantaggi:

• sicurezza, la chiave privata non è mai esposta o memorizzata sul dispositivo dell'utente, riducendo il rischio di compromissione;
• praticità, non è necessario portare con sè uno specifico hardware;
• accessibilità, può essere utilizzata da qualsiasi dispositivo con accesso a internet, migliorando la flessibilità e la comodità.

Rispetto ad una firma con supporto fisico, la firma da remoto non supporta il certificato di autenticazione CNS che permette di accertare la propria identità in fase di autenticazione su tutti i siti della Pubblica Amministrazione ed è il certificato richiesto per l'abilitazione al processo civile telematico.

Firma digitale con SPID (firma one-shot)

Cos'è la firma digitale con SPID? È una modalità da remoto per apporre una firma su un documento informatico e attribuirgli pieno valore legale. Per questo tipo di firma, non è necessario avere un certificato di firma: è sufficiente avere uno SPID che permette di attivarne una temporanea che dura 60 minuti dalla sua emissione. Scopri come acquistare le firme digitali One shot. Per chi non avesse lo SPID, è sufficiente procedere con l'abilitazione al rilascio SPID Persone Fisiche.

Perchè avere una firma digitale One shot? Perchè magari si ha solo necessità occasionale di firmare legalmente un documento e lo si può fare anche senza avere una firma digitale personale con risparmio di tempo e costi. Ideale, per esempio, per un libero professionista che voglia far firmare un documento al proprio cliente senza troppe difficoltà.

Cosa s’intende per one shot quando si parla di firma digitale con SPID?

È una firma remota temporanea (dura 60 minuti dalla sua emissione) che viene emessa in seguito all'autenticazione tramite SPID. È quindi un requisito imprescindibile che colui che deve apporre la firma sia in possesso di uno SPID. Se il proprio cliente non è in possesso dello SPID è possibile richiedere l'abilitazione al rilascio dello SPID persone fisiche.

Come posso attivare la firma digitale con SPID one shot?

È sufficiente procedere all'acquisto al termine del quale si riceverà un'e-mail con le indicazioni per completare l'attivazione. Verrà attivata una piattaforma online attraverso la quale:

• si potranno caricare i documenti da firma;
• indicare i soggetti che dovranno apporre le firme (caricabili anche in una Rubrica nel caso di volessero utilizzare per firme successive);
• visualizzare il numero di firme disponibili (a seconda dei lotti acquistati).

Tassi di adozione in Italia

La firma digitale è in costante crescita in Italia. Secondo i dati più recenti, circa il 70% delle PMI italiane la utilizza per la gestione documentale, con un aumento del 15% rispetto all'anno precedente. L'Italia si posiziona tra i primi paesi in Europa per la sua adozione, grazie alla sua efficacia nella semplificazione dei processi e nella riduzione dei costi.

Fonti: AgID, Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano, Eurostat

Vantaggi economici e di efficienza

L'adozione della firma digitale non solo semplifica i processi, ma porta anche a significativi vantaggi economici. Studi di settore hanno dimostrato che le aziende che la utilizzano possono ridurre i costi di gestione documentale fino al 50%, con un ROI medio del 200% in soli due anni. Inoltre, i tempi di approvazione e firma dei documenti si riducono drasticamente, passando da settimane a pochi minuti.

Fonti: studi di settore, analisi di mercato, testimonianze di aziende che utilizzano la firma digitale

Utilizzo nella Pubblica Amministrazione

Essa sta rivoluzionando anche il rapporto tra cittadini e pubblica amministrazione. Grazie alla firma digitale, è possibile svolgere online un numero sempre maggiore di pratiche amministrative, riducendo i tempi di attesa e semplificando l'accesso ai servizi pubblici.

La Pubblica Amministrazione è stata un importante driver per la sua diffusione in Italia. Il 61% delle aziende utilizza la firma digitale principalmente per interagire con la PA, dimostrando come questo strumento sia ormai fondamentale per la gestione dei rapporti tra imprese e amministrazioni pubbliche. Nonostante la persistenza dell'uso di strumenti analogici, la percentuale di utilizzo di strumenti digitali è in aumento, con il 100% delle Regioni e il 99% dei Comuni più grandi che utilizzano SPID per l'accesso ai servizi online. Questo ha portato a una maggiore efficienza amministrativa, riducendo i tempi di gestione dei documenti e garantendo autenticità e integrità dei dati.

Fonti: AgID, Ministero per la Pubblica Amministrazione, Regioni, Istat, Piano Triennale ICT

Impatto ambientale

Essa non è solo una questione di efficienza, ma anche di sostenibilità. Grazie alla riduzione del consumo di carta e alla diminuzione delle emissioni di CO2, la firma digitale contribuisce a proteggere l'ambiente e a creare un futuro più sostenibile.

Per produrre una tonnellata di carta, sono necessari circa 15 alberi, 440.000 litri d'acqua e 7.600 kWh di energia. L'utilizzo della firma digitale riduce drasticamente il consumo di carta, contribuendo alla salvaguardia delle foreste e alla riduzione delle emissioni legate alla produzione e smaltimento della carta.

La gestione tradizionale dei documenti comporta emissioni di CO2 legate alla stampa, spedizione e archiviazione fisica dei documenti. Questo strumento elettronico elimina la necessità di trasporti fisici, riducendo le emissioni di gas serra associate ai veicoli. Convertire solo l'1% del mercato alla firma digitale potrebbe risparmiare circa 3.520 tonnellate di CO2 ogni mese.

Fonti: 01s.it, Aruba.it, InfoCert.it, TopVendors.it