Premessa
A seguito della disciplina dettata dal D.Lgs. 196/03 "Codice in materia di protezione dei dati personali" (di seguito "Codice") e s.m.i. e dal Regolamento UE 679/16 (di seguito "Regolamento") forniamo le informazioni circa l'utilizzo da parte della scrivente società dei dati personali acquisiti anche in relazione ai rapporti contrattuali intercorsi con Voi o a quelli che potranno essere intrattenuti in futuro, ivi compresi quelli relativi ai Soggetti incaricati terzi trattati nell'ambito dello svolgimento delle attività professionali.
Il Gruppo Dot Com è composto dalla capofila OPEN Dot Com Spa, dalle società CAF Do.C. Spa, IPS Dot Com Srl, OPLON Dot Com Srl e da Immo Srl Dot Com che non tratta i vostri dati personali.
Tra OPEN Dot Com Spa e CAF Do.C. Spa è stato stipulato un accordo di contitolarità ai sensi dell'art. 26 del Regolamento in data 01/01/2018 al fine di disciplinare i rapporti tra le predette società nel trattamento dei dati personali.
In ragione delle sovra indicate intese, OPEN Dot Com Spa e CAF Do.C. Spa sono obbligate in solido a predisporre e mantenere aggiornati tutti gli adempimenti previsti dal Regolamento, definendo congiuntamente le modalità, le finalità e i mezzi del trattamento.
OPEN Dot Com Spa, in qualità di contitolare, si occuperà di comunicare agli interessati tutte le informazioni di cui agli art. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016 ed ha congiuntamente a CAF Do.C. Spa nominato il responsabile per la protezione dei dati personali (DPO) ai sensi dell'articolo 37 del Regolamento.
Sono esclusi da tale accordo di contitolarità tutti i servizi CAF per i quali si rimanda all'informativa privacy su www.cafdoc.it.
E' stato designato il DPO del Gruppo Dot Com ed è contattabile all'indirizzo e-mail dpo@opendotcom.it.
Recapiti
OPEN Dot Com Spa
Codice Fiscale e Partita IVA 02926100047
Telefono: +39 0171 700700
Fax: 800 136 814
Email: info@opendotcom.it
Pec: opendotcomspa@legalmail.it
CAF Do.C. Spa - Società soggetta a direzione e coordinamento da parte di OPEN Dot Com Spa
Codice Fiscale e Partita IVA 07791270015
Telefono: +39 0171 700700
Fax: 800 136 814
Email: info@cafdoc.it
Pec: cafdocspa@legalmail.it
Fonte dei dati personali
I dati in nostro possesso sono forniti direttamente da Voi, acquisiti in relazione ai rapporti contrattuali o specifiche richieste; possono anche essere acquisiti presso terzi (es. in internet, da pubblici registri, ecc.). Essi saranno trattati nel rispetto della normativa vigente, e comunque, con la dovuta riservatezza.
Categorie di dati personali
I dati personali raccolti possono riferirsi sia a dati personali che particolari in funzione del servizio richiesto.
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Successivamente alla fase di registrazione, riceverete tramite posta elettronica le credenziali per il primo accesso alla Vostra area riservata.
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Alcuni servizi potrebbero richiedere, alternativamente oppure obbligatoriamente, l'autenticazione mediante SPID, CIE o CNS.
Con la registrazione o l'autenticazione consentite al Gruppo Dot Com di identificarvi, di inviarvi comunicazioni di tipo tecnico/funzionale e di darvi accesso a servizi dedicati.
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Finalità del trattamento
La raccolta ovvero il trattamento dei dati personali ha l'esclusiva finalità di provvedere in modo adeguato agli adempimenti connessi all'espletamento dell'attività economica della nostra società e in particolare per:
- esigenze preliminari alla stipulazione di un contratto
- adempiere agli obblighi contrattuali nei confronti dell'interessato dando esecuzione ad un atto, pluralità d'atti od insieme di operazioni necessarie all'adempimento dei predetti obblighi
- dare esecuzione presso ogni ente pubblico o privato agli adempimenti connessi o strumentali al contratto
- dare esecuzione a adempimenti di obblighi di legge
- in base a quanto previsto dai rapporti contrattuali sottoscritti il Gruppo Dot Com potrà gestire e conservare dati inseriti dall'utente registrato
- adempimenti amministrativi
Inoltre il trattamento dei dati viene effettuato per finalità commerciali e di marketing, anche attraverso l'utilizzo delle vostre coordinate di posta elettronica:
- per la gestione delle attività di relazione commerciale e preventivazione
- per l'esecuzione di attività di marketing diretto anche tramite l'invio di comunicazioni informative e materiali promozionali
- per l'invio periodico di newsletter, DEM e materiale pubblicitario
- per l'invio di inviti ad eventi formativi e informativi
- per l'effettuazione di sondaggi e analisi statistiche con finalità di marketing
Ulteriore trattamento riguarda le recensioni che gli utenti possono compilare in merito ai prodotti acquistati; tali recensioni nominative sono utilizzate per il miglioramento della ns. qualità, anche interagendo con l'utente per approfondimenti; inoltre, l'utente può acconsentire alla pubblicazione della recensione nominativa sul sito internet.
Dove non sussiste un obbligo precontrattuale, contrattuale, di legge o il legittimo interesse del Titolare e di terzi è richiesto il consenso dell'interessato.
Modalità del trattamento
In relazione alle indicate finalità, il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle citate leggi.
I dati saranno conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati.
Modalità del trattamento per il modulo di autodichiarazione per gli spostamenti
In relazione alle indicate finalità, il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle citate leggi.
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Natura della raccolta
Per la stipulazione ed esecuzione del rapporto contrattuale la raccolta di alcuni dati personali ha anche natura obbligatoria dovendosi dare corso agli adempimenti di legge e fiscali, il rifiuto di fornire tali dati comporterà l'impossibilità di instaurare rapporti con la società. Il relativo trattamento non richiede il consenso dell'interessato.
Newsletter
Il consenso al trattamento per finalità commerciali o di marketing è facoltativo. Il consenso deve essere dato esplicitamente per l'invio di comunicazioni periodiche informative mediante posta elettronica (newsletter), salvo quanto specificato sotto.
In particolare, i dati ed i contatti e-mail utilizzati per l'invio delle comunicazioni di informazione commerciale provengono da iscrizioni volontarie da parte del destinatario a cui è sempre sottoposta una richiesta di conferma, da informazioni acquisite in un contesto di vendita di prodotti o servizi del Titolare o comunque analoghi, oltreché da informazioni reperite su albi professionali (non dai pubblici elenchi degli abbonati) per la proposta di servizi strettamente attinenti agli scopi dell´attività professionale esercitata. Sono compresi l'invio di informazioni, comunicazioni promozionali e materiale. Nel caso in cui le comunicazioni non fossero di interesse per il destinatario, è possibile evitare qualsiasi ulteriore contatto, cliccando l'apposito link contenuto in ogni messaggio, oppure scrivendo ai recapiti in calce esercitando il proprio diritto alla cancellazione dalla newsletter.
Convegni, Manifestazioni, Eventi
Il conferimento dei dati raccolti presso l'interessato durante convegni, manifestazioni od eventi, è facoltativo ma indispensabile per le finalità di promozione e vendita di prodotti e servizi, inoltro di informazioni commerciali, marketing e rilevazione del grado di soddisfazione, invio di materiale pubblicitario relativo a prodotti e servizi del titolare del trattamento ovvero di suoi partner commerciali e si basa sul consenso (GDPR art.6(a)).
Talvolta, durante i convegni, potremmo effettuare riprese audio e video a scopo di divulgazione (in tempo reale o in differita) dell'evento e successiva promozione e marketing da parte degli organizzatori attraverso la diffusione su diversi media. Il trattamento è basato sul legittimo interesse (GDPR art.6(f)) e sono adottati accorgimenti per informare gli interessati in caso di effettuazione delle riprese e per garantire aree di salvaguardia in cui le riprese sono interdette.
Comunicazione e diffusione
I dati personali ed il relativo trattamento saranno oggetto di comunicazione a società: per lo svolgimento di attività economiche quali ad esempio, senza pretesa di esaustività, attività commerciali, operative e gestionali, gestione dei sistemi informativi, attività assicurative, intermediazione bancaria o non bancaria, factoring, gestione della spedizione, imbustamento e invio corrispondenza, gestione e tutela del credito, assistenza al cliente e customer care (es. mediante live chat), ecc.; o per l'assolvimento di norme di legge ricorrendo ad esempio a studi commercialisti, avvocati, ecc... I dati non saranno diffusi. Potranno venire a conoscenza dei Suoi dati i Soggetti incaricati del trattamento di OPEN Dot Com Spa e CAF Do.C. Spa nonché le strutture esterne quali autonomi titolari, destinatari o responsabili di trattamento, a seconda dei casi.
I dati personali non saranno trasferiti a un destinatario in un paese terzo o a un'organizzazione internazionale al di fuori dell'Unione Europea (UE) o dello Spazio Economico Europeo (SEE), in assenza di una dichiarazione di adeguatezza da parte della commissione dell'unione europea.
Ulteriori Responsabili del Trattamento
OPEN Dot Com ha selezionato partner commerciali di fiducia a cui affidare alcuni dei propri servizi/prodotti. I partner sono stati nominati come Responsabili del Trattamento dei rispettivi servizi/prodotti.
Diritti dell'interessato
In ogni momento l'interessato potrà: esercitare i suoi diritti (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione) quando previsto nei confronti del titolare del trattamento, ai sensi degli artt. dal 15 al 22 del Regolamento; proporre reclamo al Garante (www.garanteprivacy.it); e qualora il trattamento si basi sul consenso, revocare tale consenso prestato, tenuto conto che la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.
Nota per il trattamento di dati di Soggetti terzi comunicati dai clienti
Per questa tipologia di dati, secondo quanto previsto dal Codice:
- il contraente (cliente ed utente di OPEN Dot Com Spa e CAF Do.C. Spa) deve intendersi, salvo diverse pattuizioni, autonomo titolare del trattamento e soggetto, come tale, ai previsti obblighi e responsabile delle eventuali conseguenti violazioni di legge;
- OPEN Dot Com Spa e CAF Do.C. Spa devono intendersi responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento per quanto attiene alla gestione informatica, compresa la conservazione dei dati.
Agli effetti di una corretta applicazione delle norme sulla privacy si rammenta che:
- i dati comunicati dal contraente potranno essere trasmessi da OPEN Dot Com Spa e CAF Do.C. Spa a Soggetti incaricati terzi solo in funzione degli adempimenti contrattuali da assolvere e con l'osservanza delle precauzioni tecniche ed organizzative adeguate per proteggere i dati personali;
- in caso di cessazione del rapporto contrattuale in essere e terminato il trattamento dei dati, il contraente potrà richiedere la restituzione e/o cancellazione di tutte le informazioni che costituiscono la banca dati oggetto del trattamento. Potrà essere fatta eccezione per quel materiale che debba essere conservato limitatamente al periodo di compimento della prescrizione di legge o per la tutela (es. giudiziaria, stragiudiziale, ecc.) dei legittimi interessi di OPEN Dot Com Spa e CAF Do.C. Spa.
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Ultimo aggiornamento: settembre 2023
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