Catalogo dei reati
All’interno del software per il Modello Organizzativo 231, il Catalogo Reati è uno strumento chiave e si articola in due sezioni principali:
- Categorie: questa sezione contiene l’elenco delle famiglie di reato contemplate dal D. Lgs. 231/2001. Ogni categoria può essere arricchita da una scheda informativa che ne descrive l’ambito applicativo. L’utente ha la possibilità di aggiungere nuove categorie, specificando almeno il nome della categoria e, facoltativamente, altri dettagli descrittivi.
- Reati: questa sezione fornisce l’elenco puntuale delle singole fattispecie di reato incluse tra i reati-presupposto. L’utente può consultare i riferimenti normativi e codicistici, effettuare ricerche per parola chiave o per categoria, e scaricare un Dossier reato in formato Word, contenente la descrizione del reato e delle aree di rischio ad esso collegate. È inoltre possibile visualizzare una scheda informativa con ulteriori dettagli quali la fonte normativa, l’anno di introduzione, le sanzioni amministrative e le eventuali misure interdittive.
Produzione dei documenti MOGC 231
La funzione documentale del software MOG 231 si articola in due principali ambiti: la Parte speciale e la Parte generale, ognuna con caratteristiche operative e contenutistiche proprie.
Parte Speciale
Attraverso il menù "Documenti MOGC", è possibile accedere alla funzione Parte speciale, che consente di generare documenti Word partendo dai dati salvati negli "Schemi di Controllo". L’utente può creare:
- Nuove versioni modificabili: queste versioni sono considerate bozze e consentono successive modifiche. È sufficiente indicare una data di inizio validità e, facoltativamente, eventuali note, per poi salvarle e visualizzarle nell’elenco versioni.
- Nuove versioni definitive: si tratta di documenti che, una volta approvati (indicando una data di approvazione), non possono più essere modificati. Nell’elenco, queste versioni non presenteranno l’icona di modifica ma saranno contrassegnate dalla data di approvazione.
È inoltre possibile integrare documenti esterni (in formato Word o PDF) alla Parte speciale. Il caricamento avviene attraverso l’icona apposita, con la possibilità di assegnare un nome al documento e specificarne il tipo di file.
Infine, la funzione permette di scaricare i documenti generati, sia come file Word che PDF, e di visualizzarli in anteprima attraverso l’apposita icona.
Parte Generale
Diversamente dalla Parte speciale, la Parte generale si basa su template precaricati nel software. Rientrano in questa sezione documenti come:
- Parte Generale del MOGC;
- Codice Etico;
- Principi Comportamentali;
- Procedure Whistleblowing;
- Regolamento dell’Organismo di Vigilanza (OdV).
Ciascun capitolo della Parte generale può essere consultato e modificato grazie all’interfaccia di navigazione. È possibile aggiungere nuove sezioni compilando un form con titolo, ordinamento e, se necessario, una descrizione.
Risk Assessment
Il software MOG 231 integra la sezione dedicata alla valutazione dei rischi (Risk Assessment) in linea con le linee guida Confindustria e il metodo ERM (Enterprise Risk Management) adattato al contesto del D. Lgs. 231/2001.
Il Risk Assessment è l’attività di analisi periodica dell’adeguatezza del modello organizzativo rispetto ai rischi-reato potenzialmente presenti nelle attività aziendali. La piattaforma consente di effettuare valutazioni su specifiche aree di rischio e sulle relative fattispecie di reato, secondo una logica strutturata in quattro fasi:
Creare una nuova valutazione
L’utente può avviare una nuova valutazione selezionando un’area di rischio e un reato correlato. Il processo è suddiviso in 4 fasi:
- Valutazione sull’Impatto: si considera l'impatto potenziale del reato da un punto di vista economico, operativo e reputazionale, su una scala da 1 a 5.
- Valutazione sulla Probabilità: si analizzano sei fattori di rischio (incentivi, rapporti con terzi, frequenza, rilevanza, outsourcing, imprevedibilità) sempre su scala qualitativa da 1 a 5.
- Valutazione sui Presidi: misura il livello di controllo interno, valutando l’esistenza di procedure, segregazione dei compiti, tracciabilità e monitoraggio (scala da 1 a 3).
- Valutazione complessiva: il sistema elabora un rischio inerente e un rischio residuo (ossia il rischio netto dopo l’applicazione dei presidi), fornendo un risultato in scala semaforica:
- Verde = adeguato;
- Giallo = da monitorare;
- Rosso = critico, da correggere.
Consultazione e modifica delle valutazioni
Attraverso la sezione "Elenco Valutazioni", è possibile:
- visualizzare l’esito delle valutazioni per ogni area e reato;
- aggiungere o modificare note descrittive;
- accedere ai dettagli delle analisi o modificare i punteggi assegnati.
Esportazione dei risultati
Il sistema permette di esportare i dati delle valutazioni effettuate:
- in formato Excel (XLSX) per un dettaglio tecnico dei parametri usati;
- in formato PDF per un report sintetico a fini manageriali;
- allegando un file “Nota Metodo”, che descrive gli algoritmi e la metodologia adottata;
- consultando l’elenco degli export effettuati, modificabili e tracciabili.
Schemi di controllo
Gli schemi di controllo all'interno del software per il modello 231 sono uno strumento essenziale per mappare e gestire i rischi e i presidi all'interno di un modello organizzativo.
Il software MOG 231 adotta un approccio integrato per la gestione degli Schemi di Controllo, utilizzando una struttura che include:
- Aree di rischio
- Protocolli di controllo
- Indicatori comportamentali
- Funzioni aziendali
Questi elementi vengono poi organizzati in Matrici, che permettono di associare ciascun rischio alle contromisure, agli indicatori e alle funzioni aziendali pertinenti.
Aree di rischio
Le Aree di rischio sono suddivise in due sezioni principali:
- Tipologie di Aree di rischio: Qui vengono raggruppate le aree di rischio in famiglie specifiche.
- Aree di rischio: Ogni area viene elencata, con un'indicazione di attivazione e di eventuali collegamenti a una tipologia di rischio.
Il software prevede una cinquantina di aree di rischio precaricate per le società che utilizzano uno schema generico, ma gli utenti possono aggiungere o modificare liberamente queste aree per personalizzare il sistema in base alle esigenze specifiche.
Aggiungere e modificare Aree di rischio
- Per aggiungere una Tipologia Area di rischio è sufficiente cliccare su AGGIUNGI TIPOLOGIA, compilare il campo del nome e salvare.
- Per aggiungere una Area di rischio, selezionare AGGIUNGI AREA DI RISCHIO, fornire il titolo, la descrizione e, se necessario, associare la tipologia di rischio e attivare l'area.
- È possibile modificare qualsiasi area o tipologia esistente utilizzando le icone di modifica accanto ai singoli elementi.
Protocolli
I Protocolli sono le misure di controllo adottate dall'azienda per mitigare il rischio di reato. Il software fornisce circa 160 protocolli precaricati, ma l'utente può personalizzare o aggiungere nuovi protocolli.
Ogni protocollo può essere valorizzato con attributi come:
- Incluso: se è parte integrante degli schemi di controllo;
- Operativo: se applicato attivamente in azienda;
- Formalizzato: se è formalizzato in procedure aziendali.
Indicatori comportamentali
Questa sezione, pur essendo opzionale, permette di aggiungere Indicatori comportamentali che aiutano a monitorare la compliance alle procedure. Per ogni indicatore, bisogna definire:
- Titolo;
- Grado di priorità;
- Descrizione;
- Attivazione e Specificità.
Funzioni aziendali
Le Funzioni aziendali vengono associate alle Aree di rischio per identificare chi è responsabile della gestione e della supervisione dei rischi. È possibile assegnare un responsabile e le sue informazioni di contatto per ciascuna funzione aziendale.
Matrici
Le Matrici consentono di associare le Aree di rischio ai reati, protocolli, indicatori comportamentali, funzioni aziendali e flussi verso l'Organismo di Vigilanza (OdV). Ogni matrice permette di visualizzare, selezionare e associare le voci pertinenti a ciascuna area di rischio.
Flussi OdV
Nel software MOG 231, i flussi verso l’OdV sono concepiti come moduli digitali che i referenti aziendali, associati alle diverse funzioni organizzative, devono compilare periodicamente. Prima dell’attivazione vera e propria della raccolta dati, è necessario svolgere alcune attività preliminari:
- Definizione dei Flussi da raccogliere: attraverso la voce "Struttura Flussi", è possibile creare nuovi flussi o modificare quelli esistenti, configurando i campi del modulo tramite operazioni di drag & drop.
- Attribuzione dei Referenti: ogni funzione aziendale coinvolta in un flusso deve avere un referente specifico, da assegnare nella "Matrice Funzioni/Referenti".
- Associazione Flussi-Funzioni: una volta stabiliti i flussi e i referenti, ciascun flusso viene collegato alla funzione aziendale di competenza, tramite la "Matrice Flussi/Funzioni".
Avvio della raccolta dei flussi
Una volta completate le impostazioni iniziali, è possibile avviare una nuova raccolta selezionando la voce apposita nel menù. L’utente deve indicare:
- la data di avvio;
- il periodo di riferimento;
- l’anno di riferimento.
Il sistema invia quindi automaticamente un’e-mail ai referenti, con il link diretto alla sezione da compilare. È importante notare che il mittente delle e-mail sarà l’indirizzo impostato nel campo Default Reply-To del profilo aziendale.
Monitoraggio e riepilogo
Dalla sezione "Raccolta Flussi", l’utente può consultare un riepilogo di tutte le raccolte avviate, verificandone lo status (in corso o completate). Per ciascuna raccolta:
- se è in corso, è possibile monitorarne l’avanzamento, inviare solleciti e procedere alla chiusura;
- se è completata, si può visualizzare il dettaglio delle informazioni ricevute da ogni funzione aziendale e scaricare un file Excel contenente il riepilogo dei dati raccolti.
Gestione organizzazione, funzioni, referenti e utenze
La gestione delle funzioni aziendali, dei referenti e delle utenze sono implementate all’interno del software MOG 231.
Referenti raccolta flussi OdV
La sezione dedicata ai "Referenti raccolta flussi OdV", accessibile dal menù “ORG. E UTENZE”, consente l’inserimento dei nominativi e dei contatti delle persone che saranno collegate alle funzioni aziendali incaricate di compilare i flussi verso l’Organismo di Vigilanza.
Per aggiungere un nuovo referente, basta selezionare NUOVO REFERENTE, compilare i campi obbligatori (nome, email e telefono) e cliccare SALVA.
Matrice Funzioni/Referenti
Una volta registrati i referenti, occorre associarli alle rispettive funzioni aziendali tramite la Matrice Funzioni/Referenti. Questa operazione è fondamentale, poiché solo dopo aver definito tali legami sarà possibile avviare una raccolta flussi verso l’OdV.
La selezione del referente per ciascuna funzione avviene tramite un menu a tendina che richiama i nomi precedentemente salvati nella sezione dei referenti. Anche in questo caso, è necessario salvare le impostazioni una volta completata l’associazione.
Utenti di secondo livello
Il sistema prevede la possibilità di creare diverse utenze secondarie, ognuna con accesso limitato a specifiche sezioni del software, in base al ruolo dell’utente:
- Utenti Risk Assessment: possono visualizzare e compilare esclusivamente la sezione relativa al risk assessment;
- Utenti Flussi OdV: hanno accesso solo alla sezione dedicata alla compilazione dei flussi informativi verso l’OdV;
- Utenti Admin Delegati: dispongono di accesso completo al sistema, ma solo per determinate società assegnate dall’utente principale.
Per la creazione di un'utenza di secondo livello, si seleziona dal menù la tipologia desiderata, si clicca su “Nuovo utente” e si compilano i dati obbligatori come nome utente e password, da comunicare all’utente finale.
Gli adempimenti per associazioni sportive
Il software MOG 231 ha recepito e gestisce gli adempimenti previsti dal D. Lgs. 39/2021 che introduce obblighi specifici per le associazioni sportive in tema di prevenzione di abusi, violenze e discriminazioni.
Il Decreto Legislativo 39/2021 ha introdotto, per il settore sportivo, l’obbligo di predisporre specifici Modelli di organizzazione e controllo e Codici di condotta – noti come Safeguarding Policy – con lo scopo di prevenire condotte lesive nei confronti degli iscritti di associazioni e società sportive dilettantistiche e professionistiche.
Questa normativa non sostituisce ma integra quanto già previsto dal D. Lgs. 231/2001, creando due scenari applicativi differenti:
Associazioni sportive dotate di MOG
Le associazioni sportive che hanno già adottato un Modello Organizzativo 231 devono integrare al proprio MOG le nuove categorie di reato introdotte dal D. Lgs. 39/2021. Il software consente di farlo attraverso la seguente procedura:
- creazione dell’anagrafica tramite AGGIUNGI SOCIETÀ;
- compilazione dei campi obbligatori (ragione sociale, rappresentante legale, email);
- selezione dello schema generico 93.1 – Società/Associazione sportiva (adottante MOGC 231);
- il sistema aggiungerà automaticamente, nella sezione “Categorie Reati”, la nuova categoria relativa ai reati nello sport (es. violenza di genere e discriminazione).
Associazioni sportive non adottanti MOG
Per le associazioni che non adottano un MOG, è comunque obbligatoria l’adozione della Safeguarding Policy. Il software permette di generarla in modo guidato:
- creazione dell’anagrafica tramite AGGIUNGI SOCIETÀ;
- scelta dello schema generico 93.1 – Policy Safeguarding (non adottante MOGC 231);
- accesso all’area SAFEGUARDING POLICY per la compilazione dei template previsti.
La redazione della Policy avviene tramite modelli strutturati già predisposti dal sistema, con riferimento alla documentazione generata nella sezione “Documenti MOGC” (per maggiori dettagli viene richiamato il manuale dedicato ai documenti MOGC, capitolo 4).
Gestione e archiviazione della documentazione nel Repository
Il repository documentale integrato nel software per il Modello 231 è un componente fondamentale per l’organizzazione ordinata e centralizzata della documentazione.
Funzione del Repository
Il Repository è lo spazio digitale dove vengono archiviati tutti i file caricati nel sistema, fungendo da archivio centrale. Esso include:
- i documenti allegati nell’ambito della sezione Risk Assessment;
- i file caricati nella sezione Documenti MOGC, che comprendono sia la parte generale sia quella speciale del modello.
Inoltre, è prevista una cartella di Repository Generico, pensata per ospitare documentazione aggiuntiva utile all’integrazione del MOG231. Questo spazio risulta particolarmente utile per allegare materiali di supporto, prove documentali, o elementi integrativi che non rientrano nelle sezioni strutturate del software ma che sono comunque rilevanti ai fini della compliance.
Gestione e tracciabilità degli aggiornamenti normativi nel Registro aggiornamenti
Una funzionalità fondamentale del software MOG 231 è la gestione centralizzata e tracciabile degli aggiornamenti normativi che impattano sul modello organizzativo.
Finalità del Registro
Il Registro Aggiornamenti è lo strumento attraverso il quale l’utente può tenere traccia degli aggiornamenti normativi che riguardano:
- il Catalogo Reati;
- gli Schemi di Controllo.
Questi elementi vengono aggiornati direttamente a livello centrale dalla piattaforma, in modo da assicurare un allineamento costante con la normativa vigente in tema di responsabilità amministrativa degli enti (D. Lgs. 231/2001).
Notifiche e consultazione
Ogni volta che viene apportata una modifica normativa rilevante, il sistema invia automaticamente una newsletter informativa all’utente, notificandogli l’avvenuto aggiornamento. Questo approccio consente un’immediata presa visione delle variazioni e permette di agire prontamente sul proprio Modello Organizzativo.
Tutte le newsletter inviate dal sistema sono archiviate nella sezione Registro Aggiornamenti, consultabile direttamente dall’interfaccia software. Questo archivio rappresenta un vero e proprio storico documentato degli interventi che garantisce tracciabilità, trasparenza e conformità.
Assistenza e formazione nel Software MOG 231: supporto tecnico e video call
La licenza del software Modello Organizzativo 231 include due servizi fondamentali a supporto dell’utente:
- l’assistenza tecnica (supporto);
- la formazione propedeutica all’utilizzo del software (video call formativa).
Entrambi i servizi possono essere richiesti direttamente dal menù HELP del software, tramite voci specifiche e procedure semplificate.
Richiesta di supporto
Selezionando la voce “Richiesta di supporto”, l’utente può aprire un ticket per ricevere assistenza tecnica. La procedura prevede la compilazione di un modulo in cui è necessario specificare:
- la descrizione dettagliata del problema;
- il metodo di contatto preferito (telefono o e-mail);
- l’orario preferenziale per essere contattati.
Una volta completato il modulo, basta cliccare su INVIA RICHIESTA per inoltrare la segnalazione al team di supporto.
Prenota video call formazione
Questa funzionalità consente all’utente di prenotare una sessione formativa individuale inclusa nella licenza. La prenotazione avviene cliccando su “Richiesta appuntamento”, a seguito della quale il sistema richiede l’inserimento dei dati obbligatori:
- nominativo;
- numero di telefono;
- indirizzo e-mail;
- descrizione dell’esigenza formativa.
Da sapere: eventuali cancellazioni effettuate nelle 24 ore precedenti l’appuntamento, o la mancata partecipazione da parte del cliente, comportano la perdita della sessione formativa, che non sarà né recuperabile né rimborsabile.
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