Trasparenza retributiva in azienda: come prepararsi ai nuovi obblighi

La Direttiva (UE) 2023/970 introduce nuove regole di trasparenza retributiva con l’obiettivo di ridurre il divario salariale di genere e rafforzare il principio di parità retributiva per lavori uguali o di pari valore. 

L’Italia dovrà recepire la Direttiva entro il 7 giugno 2026 e le nuove disposizioni entreranno in vigore (salvo proroga) nel 2027.

Molte aziende saranno chiamate a pubblicare i dati riferiti alle politiche retributive già adottate nel 2026. Per questo motivo, la fase preparatoria assume un ruolo centrale, soprattutto per le imprese che devono adeguare i sistemi retributivi e i processi di gestione delle risorse umane (HR). 

Il tema della trasparenza retributiva si inserisce in un percorso normativo già avviato con il D.Lgs. 198/2006 (Codice delle Pari Opportunità) e la Legge 162/2021 sui nuovi strumenti di rendicontazione e sulla Certificazione della Parità di Genere. La Direttiva (UE) 2023/970 compie un ulteriore passo avanti, trasformando la trasparenza retributiva da prassi volontaria a obbligo giuridico strutturato. 

Un principio che vale per tutte le aziende con obblighi differenziati in relazione alla forza lavoro

Alcuni obblighi si applicano a tutti i datori di lavoro, indipendentemente dalla dimensione aziendale:

• ogni lavoratore può richiedere informazioni sul proprio trattamento economico e sulle medie retributive suddivise per genere della categoria di appartenenza;
• il datore deve rispondere per iscritto e informare annualmente i dipendenti dell’esistenza di tale diritto;
• al datore di lavoro è richiesto di indicare la retribuzione o la relativa fascia retributiva prima del colloquio o dell’assunzione di un candidato;
• è vietato chiedere al candidato informazioni sulle retribuzioni pregresse;
• i lavoratori hanno diritto a conoscere i criteri utilizzati per la determinazione della retribuzione e per le progressioni economiche. 

Imprese da 1 fino a 99 dipendenti

Non sono soggette agli obblighi di reporting pubblico, ma sono tenute a rispettare i principi di trasparenza individuale.

In questa fascia dimensionale è particolarmente importante: 

• adottare criteri retributivi chiari e documentati;
• rendere coerente il processo di selezione con le nuove regole europee;
• prevenire contenziosi attraverso una gestione retributiva oggettiva. 

L’assenza di obblighi di reporting non elimina le responsabilità legate alla corretta gestione delle politiche retributive. 

Imprese da 100 a 149 dipendenti 

Scatta il primo obbligo formale di reporting sul divario retributivo di genere, con cadenza triennale.

Il primo invio è previsto per giugno 2031, ma i dati da comunicare si baseranno su politiche retributive già in essere negli anni precedenti.

È essenziale iniziare per tempo la mappatura dei ruoli e dei criteri retributivi.

Imprese da 150 a 250 dipendenti

Gli obblighi diventano più incisivi:

• reporting sul gender pay gap con cadenza triennale;
• prima scadenza fissata a giugno 2027;
• maggiore esposizione a controlli e richieste di chiarimenti.

Diventa centrale dimostrare che eventuali differenze retributive siano basate su criteri oggettivi e neutrali.

Imprese con più di 250 dipendenti 

Sono soggette al regime più stringente:

• reporting annuale sul divario retributivo di genere;
• obblighi di trasparenza verso autorità, lavoratori e pubblico;
• integrazione della trasparenza retributiva nei sistemi di governance e controllo interno.

È richiesto un sistema strutturato di job evaluation e controllo HR.

La soglia del 5% sul divario di genere 

Indipendentemente dalla dimensione, la normativa introduce una soglia di attenzione fondamentale.

Se il divario retributivo medio di genere è pari o superiore al 5% e:

• non è giustificato da criteri oggettivi,
• non viene sanato entro sei mesi,

il datore di lavoro è obbligato ad avviare una valutazione congiunta delle retribuzioni con le rappresentanze sindacali dei lavoratori.

Rischi e conseguenze 

La mancata conformità può comportare:

• inversione dell’onere della prova in caso di contenzioso;
• diritto del lavoratore al pieno risarcimento;
• sanzioni amministrative da 5mila a 10mila euro;
• possibili conseguenze sull’accesso ad appalti e benefici pubblici;
• impatti reputazionali e sugli indicatori ESG.

Per le PMI italiane il periodo che precede il recepimento nazionale è il momento ideale per intervenire: costruire griglie retributive oggettive, definire criteri di valutazione dei ruoli, aggiornare le procedure HR e predisporre modelli di risposta alle richieste dei lavoratori.