PTT: come funziona il Processo Tributario Telematico

La trasformazione degli atti in formato pdf

Tutti gli atti processuali da inserire nel sistema SIGIT/PTT (ricorsi, ricorsi in appello, controdeduzioni, memorie), sia nativi digitali sia originariamente cartacei e convertiti in formato digitale, devono essere in formato PDF/A-1a o PDF/A-1b (secondo quanto disposto dal DM 4.8.2015).

Il documento informatico si presenta come un file con estensione .pdf.

Si noti in particolare che il formato informatico PDF/A-1a permette la completa aderenza del documento ai requisiti ISO 19005-1; il formato PDF/A-1b, invece, la minima aderenza ai requisiti suddetti. In particolare, il formato PDF/A-1a garantisce che il documento potrà essere aperto e visualizzato (ed eventualmente riprodotto) sempre allo stesso modo, pur avvalendosi di software e hardware diversi.

Digitando https://www.giustiziatributaria.gov.it/gt/it/web/guest/conversione-file-e-firma-digitale-dei-documenti , al il link “Guida conversione file” si può convertire i file nel formato PDF/A richiesto.

La firma digitale

La firma digitale opera in forza di un sistema a chiavi crittografiche correlate tra loro, che garantisce in capo al documento sottoscritto l’identità digitale del sottoscrittore (autenticità), l’assenza di modifiche dopo la sua sottoscrizione (integrità) e la sua piena validità legale (articolo 1 comma 1 lettera f) DM 23.12.2013).

Il documento informatico così sottoscritto presenta la stessa efficacia probatoria della scrittura privata ex art. 2702 cc. (ad probationem o ad substantiam).

Il PTT esige l’apposizione della firma digitale su tutti gli atti processuali principali (ricorso, controdeduzioni, ricorso in appello, memorie, nota di deposito documenti). Non è più obbligatoria la firma digitale sui documenti allegati (dal 15 maggio 2023).

I formati di firma digitale ammessi nel Processo Tributario Telematico sono il formato CAdES (file con estensione .p7m) e il formato PAdES (file con estensione .pdf).

La firma CAdES aggiunge al file l’estensione .p7m che indica la presenza di una “busta crittografica”, al cui interno si trovano il documento originale, l’evidenza informatica della firma e la chiave per la sua verifica. La modalità CAdES permette di firmare ogni tipo di file (testi, fogli di calcolo, immagini), visualizzabili solo dopo una serie di passaggi e con software appositi (ad esempio Arubasign). Gli atti firmati digitalmente presentano la dicitura “Nome file.pdf.p7m”.

La modalità PadES firma solo i Pdf, non aggiunge estensioni. Il file si può leggere con Acrobat Reader.Il sistema di posta elettronica certificata, PEC, consente di inviare e-mail aventi valore legale pari alla raccomandata con ricevuta di ritorno (secondo la disciplina del DPR 68/2005), fornendo il rilascio di due ricevute per fornire agli utenti la certezza dell’invio e della consegna (o della mancata consegna) delle comunicazioni al destinatario, con valore legale.

La prima ricevuta, di Accettazione, è generata dal gestore della casella PEC del soggetto mittente e attesta il momento di “presa in carico” e la spedizione del messaggio. È questo il momento di perfezionamento della notifica, per il soggetto notificante, ai fini del rispetto dei termini di prescrizione/decadenza.

La seconda ricevuta, di Consegna, è generata da parte del gestore della casella PEC del soggetto destinatario. Essa conferma l’avvenuta consegna del messaggio nella casella di posta del soggetto destinatario. È questo il momento del perfezionamento della notifica in capo al destinatario.

Le ricevute attestano le date di spedizione e consegna in luogo della relata di notifica.

Per il soggetto che esegue l’operazione di notifica nel PTT (notificante), la notifica a mezzo PEC è tempestiva se entro le ore 23:59 dell’ultimo giorno di scadenza dei termini è generata la ricevuta di Accettazione del messaggio.

La disponibilità di un recapito PEC è obbligatoria per: società e imprese individuali (si tratta dell’indirizzo di cui al Registro delle imprese, pubblicato nel registro INI-PEC: www.inipec.gov.it), professionisti iscritti in Albi o Elenchi istituiti per legge (si tratta dell’indirizzo indicato nel REGINDE e pubblicato nel registro INI-PEC), P.A (in particolare rilevano qui gli enti impositori. Rileva l’indirizzo pubblicato nell’IPA (www.indicepa.gov.it). Quanto ai privati, ogni cittadino può indicare un indirizzo PEC come suo domicilio digitale.

Gli enti impositori e di riscossione possono notificare gli atti fiscali tramite PEC (art. 60 DPR 600/1973).

La notifica a mezzo PEC può avere esito negativo per motivi riconducibili al destinatario (si pensi alla PEC satura). In questo caso la parte notificante può provvedere ad un secondo invio, decorsi almeno 7 giorni. Se neppure questo va a buon fine, l’ente provvede al deposito telematico dell’atto nel sito internet di InfoCamere e ne pubblica l’avviso, entro due giorni dal deposito, sul sito stesso, per quindici giorni (e dà notizia della notificazione al destinatario, con lettera raccomandata). Decorsi i quindici giorni di deposito virtuale sopra menzionati, la notifica si ha per perfezionata. In alternativa, può ricorrersi a meccanismi di notifica ordinari (consegna diretta, notifica a mezzo raccomandata A/R o a mezzo ufficiale giudiziario); con l’accortezza di documentare in giudizio l’impedimento.

Ogni parte del processo tributario è chiamata a eleggere domicilio: e nel PTT ciò avviene mediante l’indicazione del proprio indirizzo PEC di riferimento nel primo atto difensivo depositato. Tale indirizzo deve coincidere con quello registrato nei pubblici registri ed elenchi. In caso contrario l’elezione di domicilio è mancante. Le comunicazioni di cancelleria sono allora eseguite via deposito presso la segreteria della Corte di Giustizia tributaria adita. Eventuali variazioni dell’indirizzo PEC devono essere comunicate tempestivamente.

Le operazioni di deposito del ricorso, dell’appello e delle controdeduzioni, con gli allegati

Dalla prima sezione della schermata a partire da sinistra, denominata “Deposito telematico” si seleziona “Invio NIR - Ricorso - Altri atti”.

Si accede così all’area in cui è possibile depositare atti e documenti presso le Corti di Giustizia di I grado (che si selezionano sul lato sinistro) e di II grado (che si selezionano sul lato destro).

Si seleziona, dalla posizione “Tipologia di deposito”, il ricorso o l’appello (cui seguono, in caso di ricorso o appello, le specifiche segnalate dal sistema), le controdeduzioni, gli altri atti processuali (le memorie) e la nota di deposito dei documenti (frutto, questa, dell’implementazione del sistema).

Terminato l’inserimento dei dati richiesti, schermata dopo schermata (si ricordi che è possibile indicare più indirizzi PEC, relativamente a ciascuno dei difensori nominati), si carica l’atto processuale principale firmato digitalmente e i documenti, separatamente, previa elencazione degli stessi. Anch’essi sono firmati digitalmente (si noti che non è più richiesto indicare da subito il numero degli allegati, nella schermata “Dati generali” ).

All’atto del caricamento di ogni atto o documento il sistema informatico, se non individua errori “bloccanti”, determina il buon fine del deposito.

Una volta completate le lavorazioni richieste in ogni schermata del sistema, e una volta effettuate le operazioni di validazione e invio, il sistema informatico genera immediatamente una ricevuta di Nota di iscrizione a ruolo, NIR, in versione Pdf.

Il sistema invia poi un’ulteriore ricevuta di conferma del buon esito, all’indirizzo PEC del depositante, con attribuzione del numero di Registro Generale, RGA, della causa e con iscrizione a ruolo della stessa.

Il deposito delle memorie e di eventuali altri documenti

Il PTT non modifica i termini per il deposito dei documenti e per il deposito delle memorie illustrative (e di replica, in caso di decisione in camera di consiglio), ai sensi articolo 32 del Dlgs 546/92.

Si ricorda che i documenti possono essere depositati fino a 20 giorni liberi prima dell’udienza di trattazione e le memorie illustrative fino a 10 giorni liberi prima; le memorie di replica fino a 5 giorni liberi prima della data di trattazione in camera di consiglio.

Si procede selezionando, nella prima schermata “Nuova compilazione” la Corte di Giustizia tributaria competente e la tipologia di deposito, con l’opzione “Altri atti e documenti”. Tra i dati da inserire, si noti che l’inserimento del numero di RG della causa non è obbligatorio, operando la funzione di abbinamento automatico, cliccando sull’apposito tasto “Ricerca abbinamento” .

La memoria o la nota di deposito documenti vanno firmate digitalmente, per poter essere depositate; i documenti allegati, oggi, invece non più.

Il sistema informatico rilascia subito una ricevuta di accettazione dell’operazione, visualizzabile a video e disponibile nell’Area riservata del depositante, e poi invia ulteriore ricevuta di conferma all’indirizzo PEC del medesimo. Alla presa in carico dell’operazione, attestata immediatamente dalla ricevuta Nir, generata in Pdf dal sistema all’esito dell’operazione, segue la conferma del buon esito, via PEC.

Il fascicolo informatico

Il fascicolo informatico è costituito dai file degli atti processuali e dei documenti, depositati tramite il Processo Tributario Telematico dalle parti processuali. Il fascicolo informatico comprende anche le ricevute di PEC, i messaggi di sistema, le comunicazioni della segreteria, i verbali d’udienza, i provvedimenti del giudice.

Le parti possono consultare il fascicolo informatico dei loro contenziosi per mezzo del servizio “Telecontenzioso”, potendo estrarre copia degli atti e stamparli.

L’udienza a distanza

È possibile partecipare alle udienze di trattazione mediante collegamento audio-video a distanza, a partire dal 16 novembre 2020 (Decreto del Direttore Generale delle Finanze 11/11/2020, pubbl. G.U. n. 285 del 16/11/2020). Deve essere garantita la contestuale, reciproca visibilità e udibilità delle persone coinvolte (art. 16 comma 4 del DL 119/2018).

Occorre che almeno una parte ne formuli richiesta, in ricorso o nel primo atto difensivo ovvero con apposita istanza, da depositarsi almeno 10 giorni liberi prima dell’udienza di trattazione. Per i giudizi instaurati con ricorso notificato dal 1° settembre 2023, in I e II grado, l’udienza di trattazione a distanza potrà tenersi dopo richiesta di almeno una delle parti; mentre sarà obbligatoria per le udienze di sospensione (rito cautelare) e per le cause affidate al giudice monocratico (che giudica delle liti dal valore, dal 1° luglio 2023, di Euro 5.000 e non più Euro 3.000), a meno che una delle parti non richieda la celebrazione in presenza, per comprovate ragioni.

La sospensione e l’interruzione del processo tributario telematico

Nel PTT si gestiscono anche gli arresti temporanei del processo: la sospensione e l’interruzione.

La sospensione del processo ricorre in caso di presentazione di querela di falso, o se dev’essere decisa in via pregiudiziale una questione sullo stato o la capacità delle persone, salvo che si tratti della capacità di stare in giudizio (articolo 39 Dlgs 546/92).

L’interruzione del processo si verifica invece per effetto del venir meno, per morte o per altre cause, della perdita della capacità di stare in giudizio della parte processuale; ovvero in conseguenza del decesso, della sospensione o della radiazione dall’albo del difensore (articolo 40 del Dlgs 546/92):

Dal momento della cessazione della causa di sospensione, o dal momento della dichiarazione dell’interruzione del processo, le parti dispongono del termine di 6 mesi per riassumere il processo (articolo 43 Dlgs del 546/92). La parte che ha interesse a riassumere deve farne apposita istanza, in formato Pdf-A e sottoscritta digitalmente, al presidente di sezione della Corte innanzi a cui il processo è da riassumere.

L’istanza è un sollecito al giudice e non alla parte: perciò non se ne richiederebbe la notifica alla controparte. Per cautela, può essere notificata e poi depositata nel rispetto del termine semestrale di cui sopra.

Per il deposito, dall’Area personale si seleziona, nella schermata iniziale, dal riquadro “Deposito telematico”, l’opzione “Invio NIR - Ricorso - Altri atti” . Si indica, per la “Tipologia di deposito”, l’opzione “Altri documenti” . Si completano le schermate come di consueto, cui seguono la validazione e l’invio.

La riassunzione nel giudizio di rinvio

Nel processo tributario, se la Cassazione rinvia la causa in primo o secondo grado, la riassunzione deve essere fatta nei confronti di tutte le parti personalmente entro il termine perentorio di 6 mesi dalla pubblicazione della sentenza, a pena di estinzione dell’intero processo (articolo 63 del Dlgs 546/92).

Analogo meccanismo è previsto, ad esempio, per la riassunzione innanzi al giudice territorialmente competente.

La fase è delicata e l’interesse alla riassunzione è tutto in capo al contribuente: perché, in caso di mancata riassunzione o riassunzione tardiva, tutto il procedimento si estingue; e l’atto impugnato diventa definitivo.

Il ricorso in riassunzione deve essere notificato via PEC alla controparte, e va corredato della copia autentica della sentenza di Cassazione disponente il rinvio.

È previsto infatti, a pena di inammissibilità, che la parte richieda il rilascio di una copia autentica della sentenza della Corte di Cassazione, a seguito del pagamento dei diritti di copia. Tale copia, rilasciata in forma cartacea, dovrà quindi essere convertita in formato PDF e firmata digitalmente dal difensore tecnico, e poi depositata in allegato con l’atto di riassunzione.

Se il difensore deve acquisire una nuova procura, è bene che sia su atto separato, sottoscritto digitalmente, allegato all’atto di riassunzione nella PEC di notifica, e depositato all’atto della costituzione in giudizio.

Come da regola ordinaria, la parte riassumente deve costituirsi in giudizio nel termine dei 30 giorni successivi alla notifica dell’atto di riassunzione. Occorre selezionare nella schermata “Deposito telematico” , l’opzione “Invio NIR - Ricorso - Altri atti”. Nella prima schermata va selezionata la Corte di Giustizia competente, di I o II grado.

Nella “Tipologia di deposito” si seleziona l’opzione “Ricorsi ed altri procedimenti giurisdizionali” .

Nel quadro seguente, “Tipologia procedimento”, si deve selezionare l’opzione “Ricorso in riassunzione”. Si completano le schermate come di consueto, cui seguono la validazione e l’invio; e le conferme del sistema (ricevuta Nir, PEC, attribuzione del numero di RGA).

La notifica della sentenza

La notifica della sentenza permette il decorrere del termine breve per l’appello di 60 giorni dalla notifica stessa, ai sensi dell’articolo 51 del Dlgs 546/92; in luogo del termine lungo di cui all’articolo 327 cpc, di 6 mesi dal deposito della sentenza.

Si notifica via PEC la copia della sentenza, come estratta dal fascicolo telematico. Essa dovrà essere sottoscritta digitalmente dal difensore, che ne attesta così la conformità all’originale.

Nell’oggetto della PEC occorre espressamente indicare: notifica di sentenza ai sensi dell’articolo 38 del Dlgs 546/92. Nel testo della PEC occorre indicare il riferimento normativo: notifica ai sensi dell’articolo 16-bis comma 3 del Dlgs 546/92.

Resta sempre possibile la notifica a mezzo di ufficiale giudiziario (con invio dell’atto da notificare all’indirizzo PEC del competente Ufficio UNEP, come indicato nel registro IPA).

Entro il termine di 30 giorni dalla notifica della sentenza, è necessario depositare in PTT la copia autentica della sentenza notificata, la copia del messaggio PEC per la notifica della sentenza, le ricevute di consegna e accettazione della PEC a sistema, selezionando dalla schermata iniziale per il deposito l’opzione “Altri atti e documenti” e “Sentenza notificata” .

Si completano le schermate come di consueto, cui seguono la validazione e l’invio.
Il sistema fornisce ricevuta dell’avvenuto deposito.

La richiesta di accesso temporaneo al fascicolo

La parte processuale che non si è non ancora costituita può chiedere di avere accesso al fascicolo di causa, per prendere visione degli atti e documenti depositati da controparte e orientare le sue difese.

La relativa istanza si propone così: nella schermata iniziale, nel riquadro “Deposito telematico”, si seleziona l’opzione “Richiesta accesso temporaneo” . Nella schermata successiva si compila il riquadro relativo al “Deposito” selezionando la Corte d Giustizia competente. Per la “Tipologia di deposito” , è data la funzione per “Accesso temporaneo al fascicolo del ricorso” .

Nella schermata successiva, occorre inserire i dati richiesti e indicare l’allegazione dell’istanza di accesso, della procura e del documento del difensore (il tutto, sottoscritto digitalmente). Dopo aver dato il comando “Salva” sarà possibile allegare materialmente nel sistema l’istanza, la procura e il documento del difensore.

L’operazione si conclude con la validazione e l’invio.
Il fascicolo è reso disponibile in breve tempo.